среда, 13 ноября 2013 г.

Руководство по базе данных учета заправок картриджей в МФУ


     Это руководство вряд ли пригодится широкой общественности, оно публикуется сугубо для использования в нуждах моей работы, т.к. в нем используются и учитываются нюансы построения базы 1С, которые сугубо индивидуальны.
     Для начала создадим базу 1С с которой нужно работать, а именно: отделы, модели МФУ, типы МФУ, типа картриджей.


     1. Заходим в 1С Предприятие – Справочники – Модели МФУ
     2. Затем нажимаем Insert или и создаем новую модель МФУ



     Далее Заходим в Справочники –  МФУ
     Затем нажимаем Insert или  и создаем новую модель МФУ в справочнике.
 


     Заполняем Наименование, например «Canon MF4018»
     Выбираем раннее созданную модель МФУ нажав кнопку  Удобнее будет сначала выбрать модель а потом скопировать выбранное в «Наименование»
Заполняем инвентарный и серийный номер
     Выставляем предел счетчика (Для Canon 4018 это 65999)
     Нажимаем «Записать» и «ОК»
     Создаем записи для всех существующих МФУ.
     Далее Заходим в Справочники –  Отделы
     Затем нажимаем Insert или  и создаем новый отдел в справочнике
     Заполняем Наименование, например «Бухгалтерия»
     Нажимаем «Записать» и «ОК»
     Создаем записи для всех необходимых отделов.

     Далее Заходим в Справочники –  Типы картриджей
     Затем нажимаем Insert или  и создаем новый тип картриджа в справочнике
     Заполняем Наименование, например «Canon 728»
     Нажимаем «Записать» и «ОК»
     Создаем записи для всех необходимых типов картриджей.

     Всё, база данных для работы создана, теперь перейдем к ее заполнению и просмотру результатов (отчетов)

     У нас есть два документа: «Заправка картриджей» и «Передача МФУ в эксплуатацию»

     Для того чтобы начать полноценную работу, нам необходимо Передать в каждый отдел соответствующую реальности МФУ.
     Для этого мы заходим
     Документы - Передача МФУ в эксплуатацию
     Затем нажимаем Insert или  и ставим МФУ на баланс отдела.



     1 - Нажимаем  в поле Отдел и выбираем из списка (справочника) нужный нам отдел
Затем нажимаем Insert или 
     2 -  Нажимаем  в поле МФУ и выбираем из списка (справочника) нужное нам МФУ (определяя по серийному и\или инвентарному номеру)
     Нажимаем «Записать» и «ОК»
     Повторяем для каждого нужного отдела эту процедуру, что в итоге приведет к нужному результату – база будет хранить данные о местонахождении МФУ в нужных отделах (что соответствует действительности).
     В случае если МФУ перемещается или ломается или заменяется, нам нужно это отобразить в базе.
     Например: из отдела «А», МФУ «Х» переехала, в отдел «Б» и в обратном пути последовала МФУ «Z»

     Как это отобразить в базе:

     Для этого заходим Документы - Передача МФУ в эксплуатацию
     Затем нажимаем Insert или  и начинаем колдовать J



     1 - Нажимаем  в поле Отдел и выбираем из списка (справочника) нужный нам отдел (КУДА ПЕРЕНОСИТСЯ МФУ)
     Затем нажимаем Insert или 
     2 -  Нажимаем  в поле МФУ и выбираем из списка (справочника) нужное нам МФУ (определяя по серийному и\или инвентарному номеру)
     3 -  Нажимаем  в поле Отдел (прошлый) и выбираем из списка (справочника) нужный нам отдел (ОТКУДА ПЕРЕНОСИТСЯ МФУ)
Нажимаем «Записать» и «ОК»
     Например
     1 – Б
     2 – Х
     3 – А

     Далее необходимо переместить вторую МФУ в обратном направлении заполняя аналогично три пункта Отдел, МФУ и Отдел (прошлый)
     Например
     1 – А
     2 – Z
     3 – Б
     Нажимаем «Записать» и «ОК»

 После этого в Документе «Передача МФУ в эксплуатацию» добавится две записи уведомляющие о переносе двух МФУ из отдела в отдел (обмен)
   Этот обмен можно было совершить в одном документе, нажав Insert или  и добавив вторую запись, но для дальнейшего контроля действий (для более быстрого нахождения и исправления ошибок это рекомендуется делать разными документами)
     ВСЁ… больше этот документ ни на что не годен J

     Далее переходим ко второму документу (более часто используемому) «Заправка картриджей» Для заполнения этого документа нам необходимо знать количество отпечатанных листов после выемки картриджа (счетчик на принтере).
     Для этого заходим Документы – Заправка картриджей
     Затем нажимаем Insert или  и создаем запись о заправке


     1 - Нажимаем  в поле Отдел и выбираем из списка (справочника) нужный нам отдел.
     2 - Нажимаем  в поле МФУ и выбираем из списка (справочника) нужное нам МФУ.
      (Заметим, что при выборе отдела, в списке МФУ мы видим ТОЛЬКО ТЕ МФУ которые находятся в данном отделе)
     3 - Нажимаем  в поле Картридж и выбираем из списка (справочника) нужный нам тип картриджа.
     4 – В поле Текущее количество отпечатанных листов – вводим то самое количество с счетчика МФУ.
     Нажимаем «Записать» и «ОК»

    Примечание: При первом заполнении базы вводим каждую первую заправку одним (любым) задним числом, т.к. отсутствует графа ввода начальных данных, и если мы введем 45000 листов за сегодня, то при общем просмотре отпечатанных листов за последний месяц, мы увидим весь пробег принтера, а дальше можно вводить все без изменения даты и времени.

Отчёты!
     В данной конфигурации есть в наличии 2 отчета: «Отчет по заправкам картриджей» и «Ведомость по МФУ».
     Отчет по заправкам картриджей необходим нам для того, чтобы видеть сколько раз за какой период была заправлена МФУ (смена картриджей) с количеством отработанных страниц.
Для просмотра этой информации проделываем следующие действия:
     Заходим Отчеты – Отчет по заправкам картриджей
     Для идеально удобного управления этим отчетом нам нужно включить быстрые отборы для этого мы нажимаем «лейку» как показано на рисунке ниже.


     Это если нас интересует определенная МФУ, если же нас интересует общий результат по всем отделам за определенный период или в целом нажимаем «Сформировать» (период выбирается справа (см. рис. Выше)).
     И получаем сформированный отчет:



     Получив результат мы можем провести некоторые действия. Опишем некоторые из них (самые необходимые)
     Мы видим следующую информацию: Отдел к которому относится МФУ, собственно сама МФУ, тип используемого в ней картриджа, количество отпечатанных листов и количество заправок (смен картриджей)
     К этим результатам мы можем добавить инвентарный номер, историю заправок (дата, время когда  проводился этот документ в базе). Делается это следующим образом:
     Двойным нажатием левой кнопкой мыши по МФУ, мы открываем дополнительные поля



     Раскрываем подменю «МФУ» и двойным нажатием на «Инвентарный номер» мы добавляем в предыдущий вид отчета еще графу инвентарный номер (но остается в отчете только ТА МФУ над которой и проделывается это действие.
     Для того чтобы увидеть весь отчет с инвентарными номерами (или для проделывания определенного действия сразу для всего отчета мы нажимаем «Настройка…»
     В форме «Группировки строк» нажимаем Insert или   разворачиваем подменю МФУ, двойной щелчок на инвентарном номере и нажимаем Сформировать.
     Для того чтобы увидеть движение (историю заправок)
     Мы нажимаем двойным щелчком мыши на МФУ и в дополнительных полях нажимаем дважды на пункт «Документ движения (регистратор).

И видим результат

  Дополнительных полей очень  много, все описывать не станем, отметим еще одно немаловажное поле это «Ответственный», чтоб знать кто «набочинил» если что J. Всё делается аналогичным методом, разворачиваем подменю Документ движения (регистратор) в меню дополнительных полей и двойной щелчок на пункте «Ответственный».

  Если нам не нужны все  данные сразу, а нужен определенный тип картриджа или определенный отдел  то в быстрых отборах «Отдел», «Картридж» мы не трогаем «Равно а дальше в конце строчки нажимаем  и выбираем необходимые нам данные.

     Переходим к последнему отчету «Ведомость по МФУ» этот отчет нам необходим для того, чтобы узнать, где находится какая МФУ и где она «гуляла» за определенный период.

    Заходим Отчёты – Ведомость по МФУ
    Включаем быстрые отборы
    Нажимаем «Настройка…»
    Ставим галочку «Отрицательные красным» добавляем инвентарный номер и нажимаем сформировать.
   Это сделано для проверки ошибок. Если вдруг кто-то перенес МФУ из отдела в отдел, а в первом отделе ее и не существовало. В базе это будет отмечено как «-1» красным цветом НО … все можно отследить, и «вредителя» тоже J, но об этом позже.
    Для начала посмотрим на отчет и на движения МФУ.



    В  отчете мы видим: Отдел, МФУ, ее номер, Приход, расход, конечный остаток.
    Для того чтоб понять какая МФУ на данный момент находится на отделе, достаточно видеть напротив какой МФУ в конечном остатке стоит «1». Все остальные МФУ, это те которые были в этом отделе но «сплыли».
    Если мы заметили красные отметки «минусовые значения»
    Проводим такие же манипуляции с этой МФУ как и в предыдущем отчете.
    Двойной щелчок на МФУ, дополнительные поля: Документ движения (регистратор)
    Можно добавить ответственного.
    А затем для того чтобы исправить эту ошибку, мы переходим в документы – Передача МФУ в эксплуатацию находим нужный нам документ и отменяем проводку или удаляем эту запись, или задним числом исправляем как нужно было (если до того как убрать эту МФУ из отдела ее туда забыли перенести)
    Очень удобен этот отчет для того чтобы узнать в каком отделе находится нужная МФУ, и какая(ие) МФУ находится в определенном отделе, для этого мы опять же используем «Быстрые отборы».


Вот и всё! J